O que é gestão de compras?

A gestão de compras é a organização da maneira como a empresa realizará o seu processo de compras. Trata-se de um conjunto de decisões que visam padronizar a maneira como a empresa aprova ordens de compras, recebe mercadorias e paga seus fornecedores, entre outras tarefas.
É comum também que o termo “gestão de compras” se estenda a outras responsabilidades do time de compras, como gestão de riscos, relacionamento com fornecedores e o processamento de pedidos de compras.
Exemplo de gestão de compras
Para ilustrar como a administração de compras pode organizar e otimizar esse processo, confira a seguir uma descrição passo-a-passo:

Etapa do processo de compras

– Padronizar o recebimento de pedidos com formulários para reduzir erros e garantir que o time sempre tenha todos os dados necessários
– Notificar automaticamente o time de Compras
RFQ (solicitação de cotação)
– Identificar que não cumprem os requisitos
– Identificar oportunidades de economizar recursos
Negociação
– Visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores
– Comunicação automatizada entre colaboradores internos e externos
Aprovação
– Aprovação e direcionamento automatizado das compras de acordo com as alçadas de negócio da empresa
– Notificações automáticas de aprovação
Geração de ordem de compra
– Ordens de compra geradas automaticamente a partir dos dados do pedido de compras aprovado

Qual é a diferença entre compras e suprimentos?

Embora os termos “compras” e “suprimentos” ocupem espaços próximos no linguajar da área, a rigor eles se referem a aspectos diferentes do funcionamento de uma empresa. Mas a gestão de compras e suprimentos é necessária para que a organização consiga desenvolver bons negócios.
Quando falamos em suprimentos, normalmente nos referimos aos insumos e beneficiamentos necessários para que a empresa possa produzir os bens e serviços que comercializa. A expressão também denota a rede de empresas, profissionais e processos necessários para garantir que esses insumos e beneficiamentos sempre estejam disponíveis.
Já o termo “compras” se refere ao ato de adquirir esses materiais. Via de regra, as “compras” são a etapa final de um processo maior de gestão da cadeia de suprimentos, que envolve também a identificação de fornecedores e a busca por novas maneiras de organizar a produção.

Qual é a importância da gestão de compras?

No cenário atual do mercado, empresas que não tenham cuidado na gestão de compras e estoque dificilmente conseguirão se destacar. O controle de compras é um fator muito importante para tornar os negócios mais eficientes e competitivos perante a concorrência.
Quando o setor de compras gerencia bem suas atividades, ele ganha uma série de diferenciais, incluindo maior eficiência, mais agilidade no cumprimento das tarefas, e mais transparência de informação para clientes internos e externos. 
Mas a importância da gestão de compras vai além do time. A empresa toda se beneficia da administração adequada desses fluxos de trabalho. A organização consegue vantagens junto a fornecedores, torna-se capaz de prever e contornar problemas em sua cadeia logística, e colhe dados do processo de compras que permitem torná-lo cada vez melhor. 
Por outro lado, alguns dos riscos que a empresa corre ao não realizar bem a gestão de compras são:
Falta de visibilidade sobre despesas
Perda de prazos de pagamento
Retrabalho e desperdício de tempo
Deterioração do relacionamento com fornecedores
Gargalos na cadeia logística
Atrasos nas entregas aos clientes
Por isso, a administração de compras deve ser realizada de maneira cotidiana. Sua implementação pode, muitas vezes, demandar uma mudança de paradigma dentro do setor de compras. No entanto, trata-se de uma medida indispensável diante do grau de competitividade atual dos negócios. 

Responsabilidades e objetivos da gestão de compras

A gestão de compras de uma empresa tem uma série de responsabilidades que impactam diretamente o resultado final dos negócios. A seguir, vamos citar brevemente alguns dos objetivos que o setor de compras deve atingir. Estes pontos também podem servir de foco para a criação de uma estratégia de compras mais abrangente. 

Reduzir custos

Essa geralmente é considerada a principal meta do controle de compras. Ao padronizar processos, trazer mais transparência às informações e impor mais agilidade às tarefas de compras, uma boa gestão de compras consegue reduzir custos para aquisição dos insumos dos quais a empresa precisa.
Isso acontece de diversas formas. Quando o processo de compras é bem gerido, o time torna-se mais produtivo e consegue realizar mais em menos tempo. Ao mesmo tempo, essa eficiência permite aos profissionais que busquem inovações e novas maneiras de otimizar o processo, como encontrar novos fornecedores, antecipar prazos e muitos outros.

Melhorar a eficiência do processo de compras
Um processo de compras ineficiente traz diversos problemas aos negócios. Diretamente, ele causa a ausência de insumos necessários para a produção dos bens que a empresa comercializa. Nesse caso, as compras se tornam o gargalo do negócio.
No entanto, essa ineficiência também pode causar outros problemas. Entre eles, elevação dos custos (pela necessidade de adquirir itens com urgência, pagando fretes mais caros ou taxas mais elevadas), falta de padronização nos produtos, dificultando a garantia da qualidade dos itens manufaturados e mais previsibilidade de prazos para as demais áreas da organização.

Fortalecer o relacionamento com fornecedores

A gestão de compras é essencial na criação e manutenção de bons relacionamentos com fornecedores. Esses relacionamentos, por sua vez, podem trazer vantagens, como melhores prazos e condições de pagamento, mais flexibilidade nos pedidos e mais agilidade nas entregas. 
Se a empresa não gerencia bem seu processo de compras, frequentement essa relação fica prejudicada. O fornecedor, nesse caso, sente dificuldade em confiar na empresa para cumprir prazos e seguir processos adequados, e acaba não vendo vantagem em oferecer condições melhores.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Realizar uma boa gestão de compras começa por refinamentos ao processo que sua empresa já tem.